Agencja skalowała z 9 do 24 osób. Dane w 5 narzędziach, ustalenia na WhatsAppie, finanse w Excelu. To był mój pierwszy projekt jako COO w terenie - zbudowałem go od zera i na tym nauczyłem się jak robić to szybciej.
Kiedy zaczynałem, agencja miała 9 osób i działała na zasadzie "jakoś to będzie". Każdy projekt żył w innym narzędziu - albo w głowie konkretnej osoby. PM musiał pytać 3-5 ludzi żeby złożyć status jednego zlecenia.
Leady przychodziły przez formularz i lądowały w skrzynce. Ktoś ręcznie przenosił je dalej. Albo nie. Klienci czekali 48 godzin na odpowiedź.
Finanse były w arkuszu który aktualizował się raz na miesiąc - z miesięcznym opóźnieniem. CEO nie wiedział ile firma zarobiła w zeszłym tygodniu.
Firma skalowała zatrudnienie. Problem w tym, że nowe osoby nie miały dokąd trafić - onboarding był ustny, wiedza siedziała u konkretnych ludzi.
Podejście było jedno: najpierw proces, potem narzędzia. Zanim cokolwiek zbudowałem - zmapowałem jak rzeczy działają i jak powinny działać. Dopiero potem zacząłem budować.
Pipeline leadów z automatycznym routingiem do odpowiednich firm-córek (PXCA, WeDoPlaces, Method Group). Lead ze strony trafia do CRM automatycznie - bez ręcznego przepisywania. Czas reakcji z 48h do 4h.
Każdy projekt ma historię, status, materiały i osoby odpowiedzialne w jednym miejscu. PM widzi co się dzieje bez pytania kogokolwiek. Wgląd 24/7.
Dashboard generujący podsumowania statusów projektów. PM dostaje kontekst na każde zlecenie bez przekopywania się przez wątki.
CEO widzi przychody i koszty w czasie rzeczywistym. Nie z miesięcznym opóźnieniem z arkusza - na bieżąco, per projekt i per firma-córka.
Cała wiedza operacyjna w jednym miejscu z botem który odpowiada na pytania. Nowe osoby nie pytają - szukają i znajdują.
Nowa osoba wchodzi i przechodzi przez ustrukturyzowany onboarding. Zamiast "zapytaj X" - "sprawdź bazę wiedzy". Wdrożenie w dniach zamiast tygodni.
Zmapowanie jak firma działa: gdzie są dziury, co ginie, co blokuje ludzi. Bez tego - nie buduje się systemu, buduje się narzędzie.
Pierwsza rzecz którą poczuł CEO: leady przestały ginąć. Czas reakcji spadł z 48h do 4h.
PM przestał pytać o statusy. CEO zobaczył finansowy obraz firmy w czasie rzeczywistym po raz pierwszy.
Pierwsze nowe osoby wdrożyły się przez system zamiast przez "zapytaj Wiktora". Wiedza firmy przestała siedzieć w głowach konkretnych ludzi.
System działa. Firma ma 24 osoby, jeden system operacyjny i CEO który widzi co się dzieje bez bycia w środku wszystkiego.
Napisz kilka zdań o tym co się dzieje w Twojej firmie. Odpiszę osobiście.
Napisz do mnie